order 1 提過兩個稍後閱讀服務關站的例子：Omnivore 從宣布到不能匯出只有約一個月，Pocket 約半年。筆記工具也一樣，你今天用得很順的軟體，十年後不一定還在。2019 年 Ink & Switch 研究室的一篇文章講得很直接：服務一關，軟體就停止運作，用它建立的資料也跟著沒了（Kleppmann et al. 2019）。
這篇是「知識庫怎麼建」個人段的第四篇。前面三篇談收什麼、放哪裡、怎麼連，這篇談用什麼工具裝它們，以及哪天要換工具時，資料帶不帶得走。讀完你能用五個判準評估一個筆記工具，決定要不要換，並在 Obsidian 裡把 order 2 的資料夾和 order 3 的連結做出來。這篇不比較外掛。
選工具前先問五件事
工具的功能清單一直在變，下面五件事比較不會變：
| 判準 | 要問的問題 |
|---|---|
| 檔案格式 | 筆記存成什麼？不開這個軟體，能用別的程式打開嗎？ |
| 連結 | 筆記之間能互相連結嗎？改了標題，連結會不會斷？ |
| 搜尋 | 能搜全文嗎？能依標籤、屬性篩選嗎？ |
| 同步 | 手機、電腦都能用嗎？同步要靠它自家的服務，還是別的同步工具也行？ |
| 離線 | 沒有網路時能讀能寫嗎？ |
這五條是我整理的。其中多裝置、離線、資料能不能長久留著，對應 Ink & Switch 那篇提出的「local-first」理念：資料的正本在你自己的裝置上，伺服器只是輔助同步。那篇列了七個理想，並用它們評了 Google Docs、Dropbox、Git 等工具，結論是沒有一個全部做到，Git 最接近；表裡沒有評任何筆記軟體。連結和搜尋兩條，是為了知識庫另外加的。
檔案格式這一條最難事後補救。其他四條用起來就知道好不好，格式的問題卻要等到哪天想換工具才會發現。
Obsidian 和 Notion，逐條比
| 判準 | Obsidian | Notion |
|---|---|---|
| 檔案格式 | 本機資料夾裡的 Markdown 純文字檔，其他編輯器打得開 | 存在雲端；可匯出成 Markdown 和 CSV，但有不少限制（見下文） |
| 連結 | 兩種寫法；在 Obsidian 裡改檔名，連結預設會自動更新 | 頁面之間可以連結，資料庫之間可以用 relation 連起來 |
| 搜尋與篩選 | 標籤和 properties；Bases 可以做資料庫式的表格檢視 | 資料庫可依屬性篩選、排序、分組 |
| 同步 | 自家 Obsidian Sync，或 iCloud、Git 等；各平台支援不同（見下文） | 內建，靠 Notion 自己的伺服器 |
| 離線 | 檔案在本機，離線照常讀寫 | 這篇沒有核對離線的官方說明，用之前請自己確認 |
Obsidian：筆記就是一個資料夾裡的檔案
依 Obsidian 官方說明（2026 年 10 月），筆記存成 Markdown 純文字檔，放在一個叫 vault 的資料夾裡，這個資料夾就在你自己的電腦上。因為是純文字，你可以用其他編輯器打開、修改，Obsidian 會自動跟上。
同步要看平台。 同步說明列了每個平台的做法。iPhone 和 iPad 上，官方建議的只有 Obsidian Sync 和 iCloud；Dropbox、Google Drive、OneDrive 被列為「不在官方支援範圍，但有人找到變通辦法」。用 Git 同步也可以，但不會自動同步，要自己手動推送和拉取。原因是 Obsidian 需要存取整個 vault，才能做到改檔名時一併更新連結這類功能。
連結有兩種寫法（Internal links）：
- Wikilink：
[[資料夾樹別深到七層以上]]，Obsidian 預設用這種，比較精簡。 - Markdown 連結：
[資料夾樹別深到七層以上](資料夾樹別深到七層以上.md)，一般的 Markdown 工具都看得懂。檔名有空格時，要寫成%20。
官方說明提到，如果在意和其他工具互通，可以把 Wikilink 關掉，改用 Markdown 連結。在 Obsidian 裡改檔名時，它預設會自動更新所有指向這個檔案的連結。官方說明講的是在 Obsidian 裡改名；在 Finder 或其他程式裡改名時，不要假設連結會跟著更新。
反向連結是 Obsidian 內建的外掛功能，會列出哪些筆記連到這裡（Backlinks）。這些關係是 Obsidian 從檔案算出來的，不另外寫進檔案裡。筆記開頭可以加 properties，以 YAML 格式寫在檔案裡（Properties）。2025 年起，Obsidian 也有一個叫 Bases 的核心外掛，能把筆記的 properties 排成表格、卡片等檢視，設定存成 .base 檔，資料本身還是留在各則筆記裡。
哪些東西離開 Obsidian 就失效。 官方說明自己點出了幾種：
- 區塊連結，例如
[[2023-01-01#^37066d]]，可以連到某一段文字。官方的說法是：「Block references are specific to Obsidian and not part of the standard Markdown format.」離開 Obsidian，這串字還留在檔案裡，但點不開。 - Wikilink、註解
%%...%%、螢光標記==...==，官方說其他 Markdown 工具可能只會顯示成純文字（Obsidian Flavored Markdown）。
同理，properties 裡的連結要寫成 "[[某則筆記]]"，在其他工具裡只是一串文字。所以 Obsidian 的檔案帶得走，但帶走之後，連結和某些格式要靠你自己處理。
Obsidian 的執行長 Steph Ango 寫過一篇〈File over app〉，主張想讓數位作品留得久，就要用你能掌控、容易讀取的檔案格式。要記得這是廠商立場。他自己也寫，以為 Obsidian 會永遠存在是一種錯覺，能留下來的是檔案。
Notion：資料庫好用，匯出時要付出代價
Notion 的資料存在雲端，用頁面和資料庫組織（order 2 談過）。資料庫可以加屬性、建好幾種檢視，這是它比純檔案強的地方。代價出現在匯出時。依 Notion 官方的匯出說明（2026 年 10 月）：
- 格式：一般頁面匯出成 Markdown；整頁的資料庫匯出成 CSV，每一筆再各自一個 Markdown 檔。
- 只能匯出一個檢視：資料庫只能選目前的檢視或預設檢視，不能一次匯出全部。
- callout 會變成 HTML，因為 Markdown 沒有對應的格式。
- 權限：你沒有權限的頁面不會被匯出；Enterprise 方案的管理者也可以把匯出功能關掉。如果你不是管理者，可能匯不出整個工作區。
- 回不去：官方原話是「You can't instantly recreate your workspace by reuploading your exported workspace content.」匯出的東西不能直接上傳回去還原。
官方說明沒寫資料庫之間的 relation、rollup、頁面裡的 @mention 匯出後會變成什麼，這要你自己匯出一次才知道。匯入說明則提到，用 CSV 匯入時不能建立 relation、rollup 和 formula，要匯入後再重建；Markdown 裡的非標準擴充語法也不會匯入。
要不要換，怎麼換
先問自己痛在哪裡。 如果你主要的困擾是 order 1 到 order 3 那些事，例如收太多、找不到、筆記沒有連起來，換工具不會解決，先照前幾篇改做法。如果困擾是工具本身，例如資料被鎖在雲端、手機同步不穩、匯出不了，才值得換。
從 Notion 換到 Obsidian。 Obsidian 團隊做了一個官方的社群外掛 Importer，有兩種方式：
- 用 Notion 帳號連線匯入（官方推薦）：資料庫和公式會轉成 Bases，每個資料庫變成一個資料夾加一個
.base檔；但每個資料庫只會匯入主要的那個檢視。 - 用 Notion 匯出的 .zip 匯入：不用連線，但不會保留資料庫。官方建議這時在 Notion 選 HTML 匯出，不要選 Markdown，因為 Markdown 匯出會漏掉重要的資料。
從 Obsidian 換到 Notion。 Notion 只保證匯入標準 Markdown，所以 Wikilink、區塊連結、嵌入這些 Obsidian 專屬語法，大概都帶不過去。換之前，先把要帶走的筆記改成 Markdown 連結。
在 Obsidian 裡做出 order 2、3 的結構
- 資料夾：照 order 2 選一套。用 PARA 就建
0 收件匣、1 Projects、2 Areas、3 Resources、4 Archives；用 Johnny.Decimal 就建00-09 系統／00 系統／00.01 收件匣，再照你的 area 和 category 開資料夾。order 3 的永久筆記和 MOC，用 PARA 的放 Resources，用 Johnny.Decimal 的開一個專門的 category。 - 連結格式：在設定的 Files and links 裡，如果你在意以後換工具，把「Use [[Wikilinks]]」關掉，改用 Markdown 連結；確認「Automatically update internal links」是開的。
- 用途和狀態：order 1 的第一步要你說得出用途，可以在 properties 加一個
用途欄位記下來；order 2 說標籤只標狀態，就用#待讀、#進行中這類標籤。 - 連結理由：照 order 3，連結旁邊寫一句為什麼連。反向連結面板會告訴你誰連過來，但不會替你寫理由。
- MOC：等某個主題的筆記多到覺得亂，開一則新筆記，把相關筆記的連結丟進去，分組，加一節「還沒想清楚的」。
- 少用區塊連結：如果你在意可攜性，盡量連到整則筆記或標題。
- 備份：同步不等於備份。用同步服務的人，另外每季把整個 vault 資料夾複製一份到別的地方。
研究的限制
我找不到 2020 到 2026 年間以「換筆記軟體」為主題的訪談或問卷研究。比較接近的是 Alan Dix 2024 年的一篇觀點文章，他提到換系統的成本不只是匯出匯入，還有學新工具、放棄已經摸熟的變通做法，而廠商也常傾向讓使用者留在自家平台裡（Dix 2024）。作者自己說這是個人觀點。上面兩個工具的行為描述來自它們的官方說明，官方說明會隨版本改變，用之前以當下的說明為準。
今晚可以做的事
- 匯出一次。 不管你用什麼工具，今晚就照官方步驟匯出一次全部筆記。
- 用別的程式打開，檢查三件事。 拿一個最普通的文字編輯器打開匯出的檔案：文字有沒有變成亂碼、連結點不點得開、有沒有整段不見。有問題的，記下來是哪一種內容造成的。
- 列出你用到的專屬語法。 例如 Obsidian 的區塊連結、Notion 的 relation 和 rollup。這些是換工具時要手動處理的部分，用得越多，越要定期匯出。
- 排一個每季的匯出提醒。 工具會消失，匯出的檔案才是你的備份。
自我檢查
問： 你用的筆記工具明天宣布停止服務，給你三個月匯出。你的筆記會剩下什麼？
判準： 看兩件事。第一，匯出格式是不是別的程式也打得開的標準格式，例如純文字、Markdown、CSV、PDF。第二，你用了多少專屬功能：Obsidian 的區塊連結還會留在檔案裡，但點不開；Notion 的 callout 會變成 HTML；relation、rollup 這類資料庫功能匯出後變成什麼，官方沒寫，你只能自己匯出一次看看。格式標準、專屬功能用得少，你的筆記幾乎都還在；格式封閉、專屬功能用得多，你帶走的可能是一堆失去連結的文字。
參考資料
- Kleppmann, Wiggins, van Hardenberg & McGranaghan 2019, Local-first software: You own your data, in spite of the cloud (Ink & Switch; Onward! 2019)
- Obsidian Help: How Obsidian stores data
- Obsidian Help: Sync your notes across devices
- Obsidian Help: Internal links
- Obsidian Help: Backlinks
- Obsidian Help: Properties
- Obsidian Help: Introduction to Bases
- Obsidian Help: Obsidian Flavored Markdown
- Obsidian Help: Import from Notion
- Steph Ango, File over app
- Notion Help: Export your content
- Notion Help: Import data into Notion
- Dix 2024, The future of PIM: pragmatics and potential (Human–Computer Interaction)